À l’ère du numérique, l’utilisation de documents électroniques est devenue monnaie courante dans le milieu professionnel. Or, sachez que les documents au format électronique ne sont pas à l’abri des malfaiteurs. Aussi, découvrez des outils pour optimiser la sécurité des documents au sein de votre environnement de travail.

Le pare-feu pour la sécurisation du réseau informatique

Votre société ou organisation utilise-t-elle une connexion internet comme un réseau wifi ? Si tel est le cas, assurez-vous que votre réseau local soit sécurisé contre les cyberattaques. Le vol de données sensibles est une pratique courante et génère de graves répercussions sur les entreprises. Pour éviter cela, équipez votre réseau informatique d’un pare-feu ou firewall. Cet outil constitue la première ligne de défense contre les attaques extérieures. Il va analyser le trafic sur votre réseau d’entreprise en temps réel. En cas d’intrusion, il identifie les trafics indésirables et les bloque. Bien sûr, n’oubliez pas d’appliquer les mises à jour du logiciel pour éviter les failles de sécurité.

Le logiciel de GED pour gérer les accès aux documents

Quand il s’agit de sécurité des documents, méfiez-vous autant des attaques extérieures que des attaques internes. En effet, la fuite de données peut venir de l’intérieur de l’entreprise. Cette fuite peut être due aux négligences ou aux mauvaises intentions de vos collaborateurs. Pour éviter cela, limitez les droits d’accès aux données. Seuls les personnels autorisés doivent avoir accès aux documents sensibles et confidentiels. Un logiciel de GED est tout à fait adapté pour gérer le flux documentaire. Cette solution logicielle permet d’instaurer une authentification des utilisateurs avec login et mot de passe. Pour disposer d’une solution GED sur mesure, adressez-vous à un fournisseur fiable et de confiance.

Le VPN pour crypter les activités sur le web

L’un des critères fondamentaux de la sécurité des documents numériques est la confidentialité. Or, sachez qu’aujourd’hui, les cybercriminels ou hackers possèdent toutes sortes d’outils pour surveiller votre activité en ligne. D’ailleurs, le fait d’effacer votre historique de navigation ne signifie pas que toutes vos données ont disparu. Un hacker peut toujours retrouver les mots de passe de vos comptes depuis votre navigateur. Pour crypter vos activités en ligne et garantir l’anonymat, utilisez un VPN. En pratique, cet outil va cacher votre adresse IP de vos appareils. Sans cet élément, les pirates informatiques ne peuvent pas s’infiltrer et surveiller vos activités.

L’antivirus pour sécuriser les postes de travail

Parmi les logiciels malveillants les plus répandus sur le web, on retrouve les virus. Il peut accéder au système informatique de votre entreprise par le biais d’un de vos postes de travail. Si rien n’est fait, les virus peuvent causer la perte ou la destruction de votre système et de vos données. Voilà pourquoi, il faut installer sur tous vos postes de travail un logiciel antivirus. Ce dernier détecte et élimine les dangers rencontrés sur les sites web frauduleux et sur les supports amovibles. Certains logiciels antivirus proposent même un antispam pour se protéger contre les mails douteux. Parmi les références sur le marché, on cite Avast, Avira, Norton, Bitdefender et Kaspersky.

Le coffre-fort numérique (CFN) pour stocker les données sensibles

Que ce soit sous format papier ou sous format numérique, les documents d’entreprise se conservent sur le long terme. Pour protéger les documents durant toute la durée de conservation, il faut se munir d’un outil d’archivage sécurisé. Le coffre-fort électronique ou numérique est tout à fait adapté pour le stockage de documents dématérialisés à caractère sensible et confidentiel. Cet outil propose un espace de stockage disponible en ligne avec un haut niveau de sécurité. En pratique, il permet de faire un scellement numérique qui garantit l’intégrité des documents. De plus, l’avantage du coffre-fort numérique est qu’il peut s’intégrer à une solution de GED.